Heb je ooit een werkbijeenkomst georganiseerd waarbij gasten en gastheer/-vrouw elkaar niet kenden? Dan weet je hoe lastig het kan zijn om namen te onthouden en ongemakkelijke stiltes te vermijden. Het gebruik van naambordjes lijkt misschien een klein detail, maar het kan een groot verschil maken in hoe een bijeenkomst verloopt.
Simpele oplossing
Onlangs was ik bij een werkbezoek waar naambordjes op tafel lagen om de gasten en gastheren/-vrouwen te ondersteunen. Je zou denken, handig, toch? Nou, bijna. Helaas waren de namen alleen zichtbaar voor de gasten, niet voor ons aan de andere kant van de tafel. Dat zorgde voor een paar ongemakkelijke momenten.
Een klein foutje, maar eentje die makkelijk te voorkomen was. Door simpelweg de namen op beide kanten van de bordjes te zetten, had iedereen zich direct meer op zijn gemak gevoeld.
Er zijn manieren om dit net wat beter aan te pakken.
Tip 1 Zet de naam van je gasten aan beide kanten van het naambordje. Zo kan iedereen zien wie waar zit.
Tip 2 Print de namen duidelijk en strak, zodat niemand hoeft te raden wie wie is.
Tip 3 Zet naast de naam ook de functie van de persoon erbij. Dit maakt gesprekken makkelijker en geeft context.
Tip 4 Voeg logo’s van beide organisaties toe. Dit oogt professioneel en geeft direct herkenning.
Tip 5 Ontvang je gasten met meerdere collega’s? Zorg ervoor dat jullie elkaar vooraf even ontmoeten. Het maakt een professionele indruk.
Bonustip Doe je huiswerk. Weet wie je gasten zijn, wat hun doel is en wat je zelf uit het bezoek wil halen. Goede voorbereiding laat je stralen als gastheer of -vrouw.
Ook bij diner
Naambordjes zijn niet alleen handig voor werkbijeenkomsten, maar ook voor diners. Placering – oftewel het indelen van zitplaatsen – is belangrijk als je bijvoorbeeld een netwerkevenement organiseert Voor je gasten is placeren fijn in deze setting; je geeft je gasten zo de gelegenheid om nieuwe contacten te leggen.
Let er wel op dat je de schrijfwijze van de namen van de personen en de organisaties of bedrijven vooraf goed controleert. Gebruik karton dat netjes is gevouwen (gerild) of plaats ze in plastic houdertjes voor een professionele uitstraling.
Het zijn de kleine dingen
Kleine details maken vaak het verschil voor je gasten tussen een goede en een geweldige bijeenkomst. Wil je meer tips over het organiseren van evenementen? Blijf mijn blog volgen!
Meer tips en informatie
Heb je vragen of wil je meer weten over de tips? Heb je hulp nodig bij de organisatie van jouw feest, bruiloft of evenement? Neem dan contact met me op. Ik help je graag.
